Traditioneel wordt rond 1 juli bekendgemaakt hoe hoog de kilometervergoeding zal zijn voor de federale ambtenaren die een verplaatsing voor de overheid uitvoeren met hun eigen wagen. Dat is belangrijk voor ondernemers, accountants en belastingadviseurs, omdat het bedrag van die vergoeding ook een fiscale relevantie heeft.

Met het eigen voertuig

Wanneer u als werkgever, uw werknemer op pad stuurt met zijn eigen wagen om het één
en ander te regelen voor het werk, dan is het logisch dat u een vergoeding
betaalt voor de gemaakte kosten. Strikt genomen moet de werknemer die kosten
bewijzen. Maar om praktische redenen aanvaardt de belastingadministratie dat u
die kosten forfaitair vergoedt.

De vergoeding mag een bepaald maximum niet overschrijden. En dat maximum is
gelijk aan de forfaitaire kilometervergoeding die de federale ambtenaren krijgen
voor het gebruik van hun persoonlijk motorvoertuig ten behoeve van de dienst.  

Voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023 bedraagt dat maximum 0,417
euro/km. Tegenover 0,3707 euro/km in het voorgaande jaar.

Maar er is meer: als maatregel tegen de sterk stijgende brandstofprijzen in het
eerste kwartaal van 2022 heeft de minister beslist dat de kilometervergoeding
voor de periode van maart 2022 tot juni 2022 éénmalig en retroactief verhoogd
zal worden tot 0,402 euro/km.

Opgelet: verplaatsingen die een werknemer doet tussen zijn woonplaats en zijn
vaste plaats van tewerkstelling zijn geen verplaatsingen ten behoeve van de
werkgever! Die verplaatsingen komen dus niet in aanmerking en als u er als
werkgever een vergoeding voor betaalt, dan is dat deel van de vergoeding in
principe loon (al zijn er verschillende vrijstellingen mogelijk).

Maximum 24.000 km

Wat betreft de verplaatsingen in opdracht van de werkgever, aanvaardt de fiscus
dat u de vergoeding forfaitair bepaalt zolang de totale afgelegde afstand onder
de 24.000 km blijft. Boven 24.000 km zal de fiscus de forfaitaire berekening
niet meer aanvaarden en moeten er dus toch bewijzen op tafel gelegd worden. 

Het bedrag van 0, 4170 euro/km is ook maar een forfait. Als de werknemer een
hogere kost kan aantonen, dan mag u een hogere vergoeding toekennen, maar steeds
mits de nodige bewijzen worden voorgelegd. 

Noteer dat deze regeling ook geldt voor RSZ-doeleinden. In principe worden alle
vergoedingen die u aan de werknemer betaalt, als loon beschouwd, maar kosten die
eigen zijn aan de werkgever worden uit het loon gehaald en voor
verplaatsingskosten kan u hetzelfde forfait gebruiken als dat wat de fiscus
hanteert.

Kan u als werkgever deze vergoeding in aftrek brengen ?

Tot aanslagjaar 2020 werden brandstofkosten enerzijds en alle andere autokosten
anderzijds verschillend behandeld in de vennootschapsbelasting. Daarom werd de
forfaitaire vergoeding voor de berekening van de kostenaftrek opgesplitst in een
deel voor de brandstof en een deel voor de andere kosten (zoals de afschrijving
van het voertuig en het onderhoud). 

Maar door een ingrijpende wijziging van de aftrekbaarheid van autokosten vanaf 1
januari 2020 (aanslagjaar 2021) is die opsplitsing niet meer nodig. Vanaf
aanslagjaar 2021 zijn alle autokosten immers aftrekbaar op basis van de volgende
formule:
120% – (0,5 x coëfficiënt x CO2-uitstoot (in gr/km) )

De coëfficiënt bedraagt

‘1’ voor dieselwagens; 

‘0,90’ voor wagens op aardgas (met een vermogen van minder dan 12 fiscale pk);
en

‘0,95’ voor wagens met een andere motor (benzine, elektrisch, LPG, … ).

De aftrek berekend via deze formule mag niet hoger zijn dan 100% en niet lager
dan 50% (of 40% als de wagen een uitstoot heeft van meer dan 200 gr/km
CO2).
Het onderscheid tussen de brandstofkosten en de andere kosten is dan
ook niet langer relevant.

Vrijwilligers

Los van het bovenstaande wordt de kilometervergoeding voor de federale
ambtenaren ook nog gebruikt voor een andere forfaitaire berekening. Namelijk
voor de vrijwilligersvergoedingen.

Het statuut van de vrijwilliger laat niet toe dat er betaald wordt voor
gepresteerde diensten. Er is alleen een onkostenvergoeding toegelaten. Naast de
algemene maxima per maand en per jaar bestaat er een aparte grens voor de
verplaatsingsvergoedingen. Die grens ligt op 2.000 km per jaar per vrijwilliger
(al is er geen grens voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van
personen als activiteit hebben). De vergoeding mag ook hier niet meer bedragen
dan de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren.

Jaarlijkse aanpassing op de schop?

De minister heeft onlangs aangekondigd dat de jaarlijkse aanpassing van de
kilometervergoeding zal verdwijnen. In de plaats daarvan komt er een
trimestriële indexering. Het initiatief is lovenswaardig, omdat op die manier de
forfaitaire vergoeding dichter bij de werkelijke kostprijs zal komen.

Anderzijds is het een mes dat aan twee kanten snijdt, als na verloop van tijd de
brandstofprijzen weer normaliseren, gaat de vergoeding ook sneller omlaag.

Bovendien betekent dit dat het sociaal secretariaat elk kwartaal de cijfers moet
aanpassen: de werknemer weet steeds minder wat hij of zij op het einde van de
maand zal ontvangen en de werkgever is steeds minder zeker van de werkelijke
kostprijs van zijn personeel.
Elke medaille heeft twee zijden…